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圣Peter堡市电子文件归档与治本规范,Madison市电

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圣Peter堡市电子文件归档与治本规范,Madison市电

发文单位:青岛市档案局

发文单位:广西壮族自治区南宁市人民政府办公厅

文  号:青档字[2002]79号

发布日期:2008-1-21

发布日期:2002-12-30

执行日期:2008-1-1

执行日期:2002-12-30

生效日期:1900-1-1

生效日期:1900-1-1

各县、区人民政府,各开发区管委会,市直各机关、人民团体,市直各事业单位:

  1范围

  南宁市电子文件中心系统已开通运行,为加快全市信息化建设和电子政务建设,规范电子文件的管理工作,确保电子文件的安全保管,实现电子文件信息资源利用效益最大化,经市人民政府同意,现将《南宁市电子文件归档与管理暂行规定》印发给你们,请认真贯彻实施。

  本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。

  二〇〇八年一月二十一日

  本标准适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。

南宁市电子文件归档与管理暂行规定

  2引用标准

  第一章  总 则

  下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

  第一条 为了规范本市电子文件的归档与管理,确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《广西壮族自治区档案管理条例》和《广西壮族自治区电子档案管理办法》等有关规定和标准,制定本规定。

  GB/T1988-1980 信息处理交换用七位编码字符集

  第二条 本规定适用于本市各级党政机关、团体、事业单位(以下称电子文件形成单位)的电子文件归档与管理。专业档案馆、企业及其他社会组织可参照执行。

  GB2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集

  第三条 本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

  GB13000.1-1993 信息技术 通用多八位编码字符集(UCS)第一部分:体系结构与基本多文种平面

  本规定所称的归档电子文件是指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。

  GB/T15418-1994 档案分类标引规则

  第四条 电子文件归档与管理应当遵循电子文件形成特点和规律,维护电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,便于电子文件的科学保管和长期有效利用。

  DA/T19-1999 档案主题标引规则

  第五条 各级档案行政管理部门负责对本辖区电子文件的归档与管理工作进行监督和指导。各级国家综合档案馆负责对本辖区电子文件的接收、保管和提供利用。

  3定义

  第六条 电子文件形成单位应当明确分管领导、责任部门和责任人负责本单位的电子文件归档与管理工作,建立专门的管理制度和相关人员的岗位责任制。

  本标准采用下列定义

  第七条 电子文件形成单位的相关部门负责电子文件的形成、积累、收集、承办、运转与登记,并按规定向本单位档案部门移交;档案部门负责对电子文件的形成、积累、收集、归档及归档后电子文件的保管利用实行全过程管理与监控,明确电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,确保归档电子文件的质量。

  3.1电子文件

  第八条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件形成单位档案部门应配备与其他部门相兼容的计算机及软、硬件系统设备,以保证归档电子文件有效识读。

  指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录,即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

  第二章  电子文件的积累与收集

  3.2归档电子文件

  第九条 凡是反映电子文件形成单位的工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集与归档范围,包括相关的支持软件和数据等。

  具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。

  第十条 电子文件形成单位应在运行的电子文件管理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子文件,以保证归档电子文件的完整与安全。

  3.3真实性

  第十一条 电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等相关情况,以保证归档电子文件的真实性。

  指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

  第十二条 不同类型电子文件的收集要求:

  3.4完整性

  (一)采用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。必要时同时收集文字处理工具软件。文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

  指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。

  (二)采用扫描仪等数字设备采集或制作而获得的图像电子文件,收集时应当注明其软、硬件环境和相关数据。采用非通用文件格式,应将其转换成通用文件格式,无法转换的,则应将相关软件一并收集。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

  3.5有效性

  (三) 采用计算机辅助设计(CAD)或绘图等设备获得的图形电子文件,应当注明其软、硬件环境和相关数据。

  指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

  (四) 采用视频或多媒体设备获得的电子文件以及用超媒体链结技术制作的电子文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

  3.6逻辑归档

  (五) 采用数字音频设备获得的声音电子文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

  指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

  第十三条 采用通用软件产生的电子文件,应收集其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。采用专用软件产生的电子文件,原则上应转换成通用格式的电子文件,不能转换的,收集时连同专用软件一并收集。

  3.7物理归档

  第十四条 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与相对应的电子文件一同收集。

  指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

  第十五条 对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。

  3.8元数据

  第十六条 电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件;

  指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

  第十七条 电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。

  4管理体制和职责

  第三章  电子文件的鉴定与归档

  4.1各单位应根据本标准,建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。

  第十八条 电子文件形成单位的相关部门和档案部门应组织开展电子文件鉴定工作,检验电子文件的真实性、完整性、有效性,确定其密级、归档范围和划分保管期限。

  4.2文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记,确保其真实性、完整性、有效性和安全性,并定期向档案管理部门移交;档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

  第十九条 电子文件的归档范围、保管期限和密级的划分按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和保管期限规定》和有关保密规定执行。

  4.3为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用,从电子文件产生时就应按照制度要求,妥善管理,以确保其不散失、不损毁、不失真。

  第二十条 电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等与相对应的电子文件一同归档保存。

  4.4归档的电子文件,应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。

  第二十一条 电子文件归档前应对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质文件核对内容、签章。审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致,处理过程无差错。

  5电子文件的收集

  第二十二条 归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上,并定期备份。脱机载体按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的脱机载体。

  5.1收集范围

  第二十三条 需永久和长期保存的电子文件,按照“双套制”要求,在形成电子文件的同时,制作相同内容的纸质文件,电子文件与纸质文件一并归档,并使两者建立互联。

  凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括:

  第二十四条 归档电子文件一般不加密、不压缩,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档;压缩电子文件应在解压缩后归档。

  5.1.1文本文件:指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

  第二十五条 归档电子文件的分类、编号和编目按照《广西壮族自治区归档电子文件整理规则(试行)》的要求进行。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。

  5.1.2图像文件:指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

  第二十六条 归档电子文件的著录参照《档案著录规则》及《南宁市电子文件中心系统》设置项目进行。

  5.1.3图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

  第四章  电子文件的移交与接收

  5.1.4影像文件:指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

  第二十七条 电子文件形成单位应在每年8月底前将上一年度应归档的电子文件移交至同级国家综合档案馆集中保管。

  5.1.5声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

  第二十八条 县(区)直属电子文件形成单位移交归档电子文件时,应将脱机存储载体直接送交同级国家综合档案馆;市直属电子文件形成单位移交归档电子文件时,直接送交脱机存储载体或通过南宁市政务网上的《南宁市电子文件中心系统》进行在线交接。交接时,双方应对其载体和技术环境进行检验,并严格履行交接手续。对不符合档案管理要求的归档电子文件退回移交单位重新整理后再行交接。

  5.1.6多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

  第二十九条 归档电子文件采用脱机存储载体移交的,以归档年度为单位拷贝到一个或多个相同品种的脱机存储载体中,并保证载体清洁、无划痕、无病毒;存储电子文件的载体或装具应贴有统一标识,注明全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等信息。

  5.1.7计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。

  第三十条 撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或同级国家综合档案馆移交。

  5.1.8数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

  第五章  电子文件的保管与利用

  5.2电子文件收集要求

  第三十一条 归档电子文件的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,采用专门设备和技术措施保护归档电子文件。归档后的电子文件载体应设置成禁止写操作状态,竖立存放在防光、防尘、防磁、防高温、防有害气体的装具中,远离强磁场、强热源,并与有害气体相隔离;环境温度控制在17℃-20℃,相对湿度控制在35%-45%.

  5.2.1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,并在内容及相关描述上保持一致。

  第三十二条 归档电子文件保管应采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,实施有效地防止非法访问、非法操作、病毒侵害、设备损坏、自然灾害等安全保护措施和制度,确保电子文件的安全。

  5.2.2在“无纸化”办公系统中产生的电子文件,应采取严格的安全措施,随时备份,存储在能够脱机保存的载体上,保证电子文件的安全性。

  第三十三条 归档电子文件应定期进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验,抽样率不低于10%,发现问题应及时采取恢复措施;对磁性载体上的归档电子文件,每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年;重要的电子文件必需备份三套,一套封存保管,一套异地保存,一套提供利用。

  5.2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档,现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。

  第三十四条 电子文件形成单位需更新硬件(软件)环境时,应确认已归档电子文件存储载体(格式)与新设备(软件)的兼容性,如不兼容,应对归档电子文件的载体(格式)进行转换,原载体同时保留不少于3年。

  5.2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG,现阶段允许收集S2格式文档。

  第三十五条 封存保管或异地保存的归档电子文件载体不得外借。提供利用时只能提供用于提供利用的归档电子文件载体。如需复制电子文件,应当按照国家规定办理相关手续,不得擅自复制。

  5.2.5影像文件收集时应按MPEG2方式压缩。

  第三十六条 利用电子文件应遵守国家有关规定,凡带密级且尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。

  5.2.6声音文件收集时应统一转换为MP3格式。

  第三十七条 通过内部网络提供利用归档电子文件时,需控制知情范围的,应设置身份认证、访问权限等控制措施,内部网络与互联网应实行物理隔离。

  5.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。

  第三十八条 归档电子文件的销毁,按照纸质档案的有关规定办理。销毁保密归档电子文件时应连同存储载体一同销毁,并在网络上彻底清除。销毁非保密电子文件时可进行逻辑删除。所销毁的归档电子文件由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

  5.2.8归档的电子文件如果采用不符合本规范要求的格式,收集时应转换成本规范要求的格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。

  第六章  附 则

  5.2.9各单位应依据本标准,结合实际情况,制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。

  第三十九条 本规定具体应用问题由南宁市档案局负责解释。

  6电子文件的归档

  第四十条 本规定自2008年1月1日起施行。

  6.1归档要求

  文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档,每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档,并按档案管理的要求进行登记和交接。

  6.2归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件,密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理,如:正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

  6.3电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件,依照附录A要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》(见附录B)。归档电子文件应逐件编目。

  6.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上,并一式两份向档案部门移交。

  6.5档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试,并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(附录C)。登记表一式两份,一份由档案部门保存,另一份由文件形成部门保存。

  7归档电子文件的移交、接收

  各单位应在每年9月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆,集中保管。

  7.1移交、接收检验

  7.1.1文件形成单位在移交电子文件之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率应达到100%.

  7.1.2检验项目包括检查载体是否清洁,是否有划痕;检查电子文件有无病毒;核实电子文件的真实性、完整性和有效性。

  7.2移交手续

  交接双方验收合格后,填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,交接双方各保存一份。

  7.3归档电子文件的存储

  7.3.1一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中,几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。

  7.3.2本标准推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

  7.3.3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,注明全宗号、归档年度、盘号和套别(见8.1)。

  7.3.4信息组织结构

  每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织结构:(见附图一)

  7.3.4.1说明文件

  7.3.4.1.1文件名:README

  7.3.4.1.2文件内容:有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。

  7.3.4.1.3文件格式:说明文件为字符文件。每行的左边为标题,右边为说明内容,中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。

  7.3.4.2著录文件

  7.3.4.2.1文件名:DESCRIPT.XML

  7.3.4.2.2文件内容:归档电子文件登记表的电子版本。

  7.3.4.2.3文件格式:XML文件(具体格式见附录D)。著录文件包含项目同《归档电子文件登记表》。

  7.3.4.3归档电子文件子目录

  7.3.4.3.1目录名:DATA

  7.3.4.3.2目录内容:以子目录的形式存放归档电子文件,一件电子文件保存在一个子目录中,子目录名为全宗号 归档年度 保管期限 件号,如000012002100001,其中第1-5位为全宗号,第6-9位为归档年度,第10位为保管期限(永久为1,长期为2,短期为3),第11-15位为件号。

  8归档电子文件的保管和利用

  8.1归档电子文件要一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:A、B、C.

  8.2归档电子文件的保管要求

  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件。

  8.2.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

  8.2.2环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%.

  8.2.3存放时应远离强磁场,并与有害气体隔离。

  8.3对磁性载体每满2年,光盘每满4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。

  8.4归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

  8.5归档的密级电子文件的利用,应当遵守有关保密规定。

  9归档电子文件的鉴定销毁

  9.1归档电子文件的销毁鉴定,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

  9.2归档电子文件的销毁,应在办理审批手续后,方可实施。

  9.3属于保密范围的归档电子文件被销毁时,如存储在不可擦除的载体上,须连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。

  10归档电子文件的统计

  档案保管单位应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

  附录A

  电子文件著录项目

  下列著录项目标注“*”者为必著项,其它为选著项。

  A1文件信息

  A1.1发文登记号:发文单位已发文件登记的顺序号。

  A1.2收文登记号:收文单位收到文件登记的顺序号。

  A1.3拟稿人:拟稿人员姓名。

  A1.4拟稿时间

  A1.5部门责任人:拟稿人员所在部门责任人姓名。

  A1.6部门责任人审核时间

  A1.7核稿人:核稿人员姓名。

  A1.8核稿时间

  A1.9签发人:文件签发人员姓名。

  A1.11打字者:打字员姓名。

  A1.12打字时间

  A1.13校对者:文件校对人员姓名。

  A1.14校对时间

  A1.15主送单位:文件主送单位名称,几个单位之间用“,”分隔。

  A1.16抄送单位:文件抄送单位名称,几个单位之间用“,”分隔。

  A1.17发送时间:文件的发出时间。

  A1.18缓急程度

  A1.19密级:指文件的保密等级。按GB/T7156-1987第四章 文献保管等级代码表划分为六个等级,名称与代码如下:(见附图二)

  A1.20收文者:接收文件的人员姓名。

  A1.21收文单位:接收文件的单位名称。

  A1.22收文时间:接收文件的时间。

  A1.23批阅人

  A1.24批阅意见

  A1.25批示人

  A1.26批示意见

  A1.27承办部门:文件办理部门。

  A1.28办理结果:文件的办理结果。

  A1.29办结时间:文件办理完毕的时间。

  A2档案信息

  A2.1归档人:指对该份文件进行归档操作的人员姓名。

  A2.2归档单位:指对该份文件进行归档操作的单位名称。

  A2.3归档时间

  A2.8主题词:按照DA/T19-1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。

  A2.9分类号:根据《中国档案分类法》和GB/T15418-1994的有关规定著录。

  A2.10鉴定者:对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。

  A2.11鉴定时间

  A2.12销毁者:对该份文件实行销毁的人员姓名。

  A2.13销毁审批者:对该份文件销毁审批的人员姓名。

  A2.14销毁时间

  A2.15开放标识:指该份文件是否可以开放,开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。

  A2.19附件:指正文后的附加材料的题名。

  A2.21版本:指对文件修改、更改后的不同状态的描述,如第一版、第二版等。

  A2.22版本说明:对不同版本的说明性文字,如修改原因、与上一版本的差异等。

  A3电子文件信息

  A3.1硬件环境(名称、型号):指形成该份电子文件的硬件环境的描述,包括计算机型号、CPU型号、内存数量等,各个项目之间用“,”分隔。

  A3.2网络环境(名称、版本):指形成该份电子文件的网络环境的描述,包括网络类型、协议、版本号等,各个项目之间用“,”分隔。

  A3.3操作系统(名称、版本):指形成该份电子文件的操作系统的描述,包括操作系统名称、版本号等,各个项目之间用“,”分隔。

  A3.4应用软件(名称、版本):指形成和浏览该份电子文件的应用软件的描述,包括软件名称、版本号等,各个项目之间用“,”分隔。

  A3.7文件长度:指电子文件的字节数。

  A3.8存储位置:指电子文件的存储路径名。

  A3.9创建人:指建立该电子文件的人员姓名。

  A3.10创建时间

  A3.11修改人:指修改该电子文件的人员姓名,几个姓名之间用“,”分隔。

  A3.12修改时间

  A3.13访问人:指访问该电子文件的人员姓名,几个姓名之间用“,”分隔。

  A3.14访问时间

  A3.16盘号:指归档电子文件存储载体的编号。存储载体一盘编一个号,编号每年从“00001”开始。盘号用五位数表示,不足五位的前面用“0”补足。

  附录C

  归档电子文件移交、接收检验登记表

  (见附图五)

  附:归档电子文件登记表

  附录D

  著录文件(DESCRIPT.XML)格式

  著录文件存放本张光盘保存的电子文件的著录信息,包括全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、载体类型、签发时间等项目。著录文件为字符文件,信息格式如下:(见附图六)

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